Die Herausforderung
Ein häufiges Thema in Unternehmen ist die strukturierte Verwaltung und Freigabe von Dokumenten. Sie müssen versioniert, geprüft und freigegeben werden, während gleichzeitig relevante Metadaten gepflegt und der aktuelle Freigabestatus jederzeit nachvollziehbar sein sollen.
Oft werden dafür zusätzliche Drittanbieter-Apps eingesetzt, die jedoch weitere Lizenzkosten verursachen und die Systemlandschaft komplexer machen.
Für einen Kunden haben wir ein leichtgewichtiges Dokumentenmanagement auf Basis von Confluence und Jira in der Atlassian Cloud umgesetzt. Die Dokumente werden in Confluence verwaltet, während Metadaten und Freigabe-Workflows in Jira gepflegt und gesteuert werden.
Dabei kamen ausschließlich bereits vorhandene Werkzeuge zum Einsatz, ergänzt durch ScriptRunner für die notwendige Automatisierung. So konnte eine kosteneffiziente Lösung geschaffen werden, die Nachvollziehbarkeit von Versionen und Freigaben sicherstellt, ohne zusätzliche App-Lizenzen (wie z.B. Comala Document Management) einzuführen.
Neue Seite anlegen
Der Prozess startet vollautomatisch: Mit dem Anlegen eines neuen Jira-Tickets wird zeitgleich eine verknüpfte Seite im Confluence-Draft-Bereich erstellt. Dieser digitale Entwurfsraum steht sofort für die inhaltliche Ausarbeitung bereit. Durch die automatische Verlinkung beider Systeme bleibt der Projektkontext von Anfang an lückenlos und transparent gewahrt, ohne manuellen Aufwand.
Vier-Augen-Prinzip
Sobald die Seite inhaltlich finalisiert ist, startet der zweistufige Approval-Prozess. Die Freigabe erfolgt sequenziell durch einen Kollegen sowie den zuständigen Vorgesetzten, deren Benutzer direkt in den entsprechenden Jira-Feldern gepflegt sind. Um eine objektive Qualitätssicherung zu garantieren, greift hier ein striktes Vier-Augen-Prinzip: Der Ersteller der Seite ist automatisch von der Freigabe ausgeschlossen.
Zusätzlich ist jeder Freigabeschritt an eine obligatorische Kommentarfunktion gekoppelt. Dies stellt sicher, dass sämtliche Anpassungen und Entscheidungen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Lückenlose Dokumentation
Mit dem erfolgreichen Abschluss des Approval-Prozesses wird automatisch eine Kopie der Seite im dedizierten Bereich für freigegebene Dokumente veröffentlicht. Gleichzeitig werden alle Freigabeschritte in den Versionsdetails des zugehörigen Jira-Tickets dokumentiert, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Änderungs- und Approval-Historie garantiert.
Ein entscheidender Vorteil im Confluence-Bereich: Relevante Metadaten, wie das Jira-Ticket, die Versionsnummer, die Approver und das Freigabedatum, werden nicht bloß dynamisch eingeblendet, sondern direkt als fester Bestandteil in die Seite integriert. Dies bietet maximale Flexibilität, da das Design der Metadaten dadurch vollständig an individuelle Kundenbedarfe angepasst werden kann. Zudem sind die Daten so sowohl im nativen Confluence-Export als auch bei der Nutzung von Drittplugins (wie Xporter) direkt enthalten, ohne dass Kompatibilitätsprobleme entstehen. Da der Schreibzugriff auf diese finale Seite ausschließlich über den System-Automatismus erfolgt, ist der Inhalt zudem manipulationssicher und vor manuellen Fehlern geschützt.
Änderungen vornehmen
Die Überarbeitung einer bereits veröffentlichten Seite lässt sich flexibel aus beiden Systemen heraus anstoßen. Hierbei greift eine nahtlose Synchronisation:
Start in Confluence: Wird eine Seite direkt in Confluence bearbeitet, versetzt eine automatisierte Regel das verknüpfte Jira-Ticket im Hintergrund sofort zurück in den Status „In Progress“.
Start in Jira: Alternativ kann das Ticket direkt über den Jira-Workflow in den Status „In Progress“ zurückgesetzt werden, um die Bearbeitung der verknüpften Seite freizugeben.
Egal welchen Weg Sie wählen: Beide Systeme sind sofort synchronisiert und bereit für die weitere Bearbeitung.
Was können wir für Sie tun?
Egal, welche Unterstützung Sie zu Atlassian Tools benötigen, wir helfen Ihnen gerne. Schicken Sie uns einfach eine formlose Anfrage per E-Mail oder rufen Sie uns an: +49-841-1380-1644