Die Herausforderung
In allen Unternehmen ein zeit- und nervenraubendes Thema ist der Onboarding-Prozess. IT-Zugänge müssen erstellt werden, Hardware beschafft und für viele Jobs auch spezielle Themen wie Firmenwägen oder Berufskleidung beachtet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass alle diese Aufgaben auf verschiedene Teams verteilt sein können.
Wir haben für einen Kunden einen verteilten Onboarding-Prozess mit Hilfe von Atlassian Jira umgesetzt. Dazu kamen die Cloud-Variante von Jira in Verbindung mit dem integrierten „Automation“-Modul und Adaptavist Scriptrunner zum Einsatz. Grundsätzlich können solche Anforderungen auch in anderen Task-basierten Tools wie Jetbrains YouTrack oder OpenProject realisiert werden.
Automatisierung & Kontrolle
Weitere Prozessschritte werden über „Jira Automations“ abgebildet: E-Mail-Benachrichtigungen, ein automatisierter Status-Workflow und die Nachverfolgung des Onboardings. Für eine Fortschrittsanzeige, die auch in Suchergebnissen und Dashboards verwendet werden kann, wurde ein eigenes „Scripted Field“ umgesetzt.
Ein strukturierter Workflow
Unser Kunde legt neue Mitarbeiter in einer HR-Datenbank an, von dieser werden über eine REST-Schnittstelle automatisiert Master-Tickets mit den Metadaten des Mitarbeiters angelegt. Die HR-Abteilung und der zukünftige Vorgesetzte ergänzen weitere Informationen und geben dann das Onboarding frei – für diesen Freigabeprozess wurde ein eigener Workflow implementiert. Abhängig von den Aufgaben, die für den speziellen Fall durchzuführen sind, erzeugt ein Skriptrunner-Skript automatisiert Sub-Tickets für die einzelnen Teams. Dabei wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter nur Informationen sieht, die für seine Aufgabe relevant sind.
Das Endergebnis
Unser Kunde setzt diese Lösung seit mehreren Monaten ein und konnte dadurch den internen Onboarding-Prozess wesentlich effektiver und transparenter gestalten.
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